Den 1 april 2019 blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras elektroniskt enligt en ny europeisk standard. Det innebär att alla leverantörer till offentliga verksamheter måste skicka e-fakturor (elektroniska fakturor), och att såväl myndigheter som kommuner, landsting och regioner måste kunna ta emot e-fakturor.
Syftet med e-faktura är automatiserade och helt digitala flöden för fakturor, från ditt affärssystem till kundens system. Med e-faktura blir hela flödet optimerat och kostnadseffektivt för båda parter. Med e-fakturor avses fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat format som gör det möjligt att behandla fakturorna automatiskt och elektroniskt. Varken PDF-faktura eller inskannad pappersfaktura infriar dessa villkor.
Den nyinstiftade myndigheten för digital förvaltning DIGG, har gjort en sevärd film med information och råd kring den kommande förändringen. Du kan se filmen nedan.
Fördelar med e-faktura
Med e-faktura får inte bara du och dina kunder mindre manuellt arbete. Dina kunder får dessutom fakturorna snabbare och du kan vara säker på att det du skickar är det som faktiskt kommer fram. Informationen som skickas i e-fakturan är exakt den information som sedan läses in i mottagarens system. Detta leder till kortare kredittider med större chans att du får betalt i tid. E-faktura minskar även risken för felaktiga betalningar, vilket sparar tid för både dig och din kund. Du får även bättre möjligheter att samarbeta med större kunder, som ofta ställer krav på en effektiv inköps- och fakturahantering.
Är PDF-faktura en elektronisk faktura?
En pdf-faktura är inte samma sak som en e-faktura. Visst är det så att en pdf-faktura kommer fram fortare än en vanlig pappersfaktura och kan arkiveras digitalt. Men i alla andra avseenden hanteras en pdf-faktura som en skannad pappersfaktura. Varje fält måste tolkas och valideras och chansen finns att det blir tolkningsfel. Normalt är det därför dyrare för mottagaren att hantera en PDF-faktura än en e-faktura, även när det är automatiserad hantering.
E-faktura för utgående fakturor i Specters affärssystem
Specter lanserar inom kort en lösning som gör det möjligt att skicka e-fakturor direkt från Specters affärssystem, enligt standarden PEPPOL Bis Billing 3.0. De av dina kunder som kan hantera e-fakturor kommer få dem levererade elektroniskt till sitt affärssystem, bokföringsprogram eller fakturahanteringssystem. Om de inte kan ta emot e-faktura skickas fakturan istället automatiskt som PDF-faktura via e-post eller pappersfaktura. Lösningen kommer även passa för dig som säljer till företagskunder, som önskar få sina fakturor som e-faktura (eller PDF-faktura) för att läsa in och hantera i sitt affärssystem. Läs mer här!
Läs mer om lagen kring e-faktura för offentlig sektor på www.digg.se.
Läs mer om hur du som är leverantör till offentlig sektor kan förbereda dig.
