Archive for the ‘Funktion’ Category

Specter lanserar digitalt fakturaflöde för B2B och e-faktura

Vill ni sänka era kostnader och minska tid för administration genom digital fakturering till företagskunder och offentliga verksamheter? Har ni kunder som önskar få e-faktura?

Med vår nya e-fakturatjänst kan du uppnå ett 100% digitalt flöde för att skicka kundfakturor, direkt från Specters affärssystem. Affärsrelationerna med era kunder underlättas genom att fakturor automatiskt skickas i det format de föredrar, som e-faktura, pdf eller i pappersformat. Du får ett enkelt, säkert och snabbt fakturaflöde, som sparar tid och pengar för både dig och dina kunder.

Specters e-fakturatjänst är en perfekt lösning för dig som:

  • Vill ha samma smidiga fakturaflöde oavsett om dina kunder vill ha e-faktura, pdf eller pappersfaktura.
  • Säljer till företag, myndigheter, kommuner och statliga verksamheter.
  • Vill spara tid och pengar genom att minska den manuella hanteringen, för ditt företag och dina kunder.
  • Vill förbättra din likviditet genom att underlätta för dina kunder att ta emot fakturor och betala i tid.

 

Så här fungerar lösningen

Med e-fakturatjänsten skickar ditt företag automatiskt fakturor till era kunder som de vill ha dem. Fakturan sänds elektroniskt från affärssystemet till vår partner Pagero, som skickar fakturan till din kund. Specter och Pagero tar hand om tekniken, du fokuserar på faktureringen – med minimal manuell hantering.

  • Du behöver varken e-posta eller printa och skicka med brev. Fakturan skickas istället digitalt från Specter till Pagero, som distribuerar fakturan till kunden som e-faktura, pdf eller pappersfaktura.
  • Du kan välja vilka av dina kunder tjänsten skall användas för.
  • Fungerar även för t.ex. förskottsfakturor, delfakturering, kreditfakturor, samlingsfakturor och avtalsfakturor.
  • Uppfyller de nya lagkraven för e-faktura till offentlig verksamhet, enligt standarden PEPPOL Bis Billing 3.0.
  • Funktionen finns inbyggd i Specters affärssystem. När du beställt och tjänsten aktiverats kan du börja skicka fakturorna.
  • Eftersom Pageros nätverk alltid är uppdaterat behöver du inte hålla ordning på vilket distributionssätt dina kunder föredrar. Om din kund vill ta emot e-faktura ser Pagero till att din faktura skickas som e-faktura.

 

Förenklar även B2B e-handel

Vid B2B e-handel föredras faktura fortfarande som betalsätt. Även när dina företagskunder beställer via er webbshop kan tjänsten användas när det är dags att fakturera. Om din kund tar emot e-faktura skickas fakturan automatiskt från Specter till din kunds ekonomi- eller affärssystem. Optimerat och digitalt flöde från beställning till betalning!

 

Massor av fördelar – betala bara vid användning

Tjänsten är enkel att komma igång med och kostnadsfri att ansluta sig till. Du betalar endast en kostnad per faktura som skickas med tjänsten. Läs mer om fördelarna och se vad det kostar här.

Du kan beställa funktionen E-faktura Kunder genom att klicka på menyvalet “Tilläggsfunktioner” i affärssystemet. Du är självklart välkommen att kontakta oss på sales@specter.se eller telefon +46(0)304649400 för beställning och om du har frågor.

 

 

Webinarie – lär dig mer

Här kan du se vårt webinar tillsammans med Pagero från den 11:e april

 

Förenkla era fakturaflöden med e-faktura

Den 1 april 2019 blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras elektroniskt enligt en ny europeisk standard. Det innebär att alla leverantörer till offentliga verksamheter måste skicka e-fakturor (elektroniska fakturor), och att såväl myndigheter som kommuner, landsting och regioner måste kunna ta emot e-fakturor.

Syftet med e-faktura är automatiserade och helt digitala flöden för fakturor, från ditt affärssystem till kundens system. Med e-faktura blir hela flödet optimerat och kostnadseffektivt för båda parter. Med e-fakturor avses fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat format som gör det möjligt att behandla fakturorna automatiskt och elektroniskt. Varken PDF-faktura eller inskannad pappersfaktura infriar dessa villkor.

Den nyinstiftade myndigheten för digital förvaltning DIGG, har gjort en sevärd film med information och råd kring den kommande förändringen. Du kan se filmen nedan.

 

 

Fördelar med e-faktura

Med e-faktura får inte bara du och dina kunder mindre manuellt arbete. Dina kunder får dessutom fakturorna snabbare och du kan vara säker på att det du skickar är det som faktiskt kommer fram. Informationen som skickas i e-fakturan är exakt den information som sedan läses in i mottagarens system. Detta leder till kortare kredittider med större chans att du får betalt i tid. E-faktura minskar även risken för felaktiga betalningar, vilket sparar tid för både dig och din kund. Du får även bättre möjligheter att samarbeta med större kunder, som ofta ställer krav på en effektiv inköps- och fakturahantering.

 

Är PDF-faktura en elektronisk faktura?

En pdf-faktura är inte samma sak som en e-faktura. Visst är det så att en pdf-faktura kommer fram fortare än en vanlig pappersfaktura och kan arkiveras digitalt. Men i alla andra avseenden hanteras en pdf-faktura som en skannad pappersfaktura. Varje fält måste tolkas och valideras och chansen finns att det blir tolkningsfel. Normalt är det därför dyrare för mottagaren att hantera en PDF-faktura än en e-faktura, även när det är automatiserad hantering.

 

E-faktura för utgående fakturor i Specters affärssystem

Specter lanserar inom kort en lösning som gör det möjligt att skicka e-fakturor direkt från Specters affärssystem, enligt standarden PEPPOL Bis Billing 3.0. De av dina kunder som kan hantera e-fakturor kommer få dem levererade elektroniskt till sitt affärssystem, bokföringsprogram eller fakturahanteringssystem. Om de inte kan ta emot e-faktura skickas fakturan istället automatiskt som PDF-faktura via e-post eller pappersfaktura. Lösningen kommer även passa för dig som säljer till företagskunder, som önskar få sina fakturor som e-faktura (eller PDF-faktura) för att läsa in och hantera i sitt affärssystem. Läs mer här!

 

Läs mer om lagen kring e-faktura för offentlig sektor på www.digg.se.

Läs mer om hur du som är leverantör till offentlig sektor kan förbereda dig.

 

Nya lagerfunktioner ger Teknikproffset ökad leveranskapacitet och nöjdare kunder

Markus Stenberg och Simon Wahlgren på Teknikproffset

 

Vi lanserar nu omfattande förbättringar för inköp-, lager och leveranshantering. I samarbete med bland annat Teknikproffset.se har vi under hösten utvecklat ny funktionalitet i affärssystemet för en ännu smidigare och flexiblare hantering av plock & pack och inleveranser.

Teknikproffset.se säljer till privatpersoner och företag via egen webshop samt på marknadsplatserna CDON och Fyndiq. På sitt lager utanför Göteborg hanterar de över 7000 lagerförda artiklar samt tiotusentals beställningsvaror. Marginalerna i branschen är pressade och sortimentet består av både små och skrymmande produkter vilket gör det extra viktigt för Teknikproffset att ha ett effektivt logistikflöde.

– Ordervolymerna ökar och vi har planer på stark ökad tillväxt. Därför har vi under året arbetat fokuserat för att framtidssäkra vår leveranskapacitet. Vi har t.ex. gjort en del praktiska förändringar som fler packstationer och samarbetat tätt med Specter kring utveckling av ny funktionalitet i affärssystemet för att optimera både in- och utleveranser, säger Simon Wahlgren, en av grundarna av Teknikproffset.

 

Scanning av artiklar ger snabbare inleverans och rätt lagersaldon

En av nyheterna i Specter är att artiklarnas streckkod kan scannas när inleverans görs på lagret. För Teknikproffset gör detta att inleveranser går snabbare att hantera, de får även bättre kontroll på att rätt artiklar skickats från leverantören och att lagersaldon blir korrekta. När inleveransen är klar är lagersaldot uppdaterat i affärssystemet och i Teknikproffsets webshop. De artiklar som saknar streckkoder märks upp med egna etiketter. Därmed har alla förpackningar en streckkod, vilket ger Teknikproffset en effektivare hantering av utleveransflödet och vid inventeringar.

– Det har blivit betydligt enklare för vår lagerpersonal att hantera inleveranser. Nu vet vi att rätt artiklar inlevererats och att lagersaldon stämmer. Vi sparar dessutom tid vid varje inleverans, inventeringar och vid plock & pack. Det förenklar även vår hantering av beställningsvaror så att vi snabbare kan skicka dessa till kunden när de anlänt till vårt lager. Snabbare inleveranser gör att vi kan leverera snabbare till våra kunder, säger Simon.

 

Sparar tid genom att plocka rätt och snabbt

Den nyutvecklade funktionen för massutskrift av plocklistor innehåller nu fler möjligheter att effektivisera plockflöden för olika typer av behov. T.ex. kan massutskrifter av plocklistor eller samlingsplocklistor baseras på fraktsätt för att prioritera plock av order beroende på den ordning transportörer hämtar godset. Det finns även möjlighet att filtera på säljkanaler för att samtidigt plocka alla order för en viss marknadsplats eller webshop.

– Vi kör nu parallella plock och pack-flöden, där varje packare ansvarar för sina leveranser, från massutskrift av plocklistor tills att paketen är redo att skickas. Flödena är optimerade beroende på om ordrarna innehåller en eller flera artiklar, samt t.ex. vilken säljkanal kunden beställt via och vilket leveranssätt kunden valt, berättar Simon.

 

Rätt leverans ger ökad kundnöjdhet

En annan nyhet i Specter är funktionalitet för scanning av plockade artiklar. Lagerpersonalen får nu direkt kontroll på att rätt varor plockats och packas till rätt kund. Detta arbetssätt har resulterat i ökad leveransprecision, tidsbesparingar och en bättre köpupplevelse för Teknikproffsets kunder.

– Genom att vi nu scannar alla artiklar som skickas till kund har vi ökat vår “success rate” för leveranser till nivåer vi aldrig varit i närheten av tidigare. Vi har nu mycket färre retur- och bytesärenden att hantera, vilket även ger en betydligt positiv ekonomisk effekt. Och givetvis är kunderna nöjdare nu när vi i stort sett aldrig skickar fel produkter, berättar Simon.

 

Rustade för fortsatt tillväxt

I nuläget hanterar Teknikproffset i genomsnitt cirka 500 order per dag. Vid försäljningstoppar som t.ex. Black Friday och julhandeln ökar volymerna kraftigt. Med de nya lösningarna i Specter räknar Teknikproffset med att de har kapacitet för att hantera runt 1400 order per dag med 6 stycken packstationer. När behoven ökar har de möjlighet att utöka med t.ex. ett extra skift eller med fler packstationer och ytterligare personal.

– Med all ny funktionalitet i Specter har vårt flöde snabbats upp betydligt och kunderna får sina leveranser snabbare. Det har blivit en betydligt enklare och tydligare hantering för vår lagerpersonal, vilket gjort att vi sparar cirka tio arbetstimmar per dag. Vi kan därmed hantera större ordervolymer än tidigare, med samma personalstyrka. Vi står nu rustade för att fortsätta vår tillväxt och ser fram emot ett fortsatt samarbete med Specter, avslutar Simon.

Läs mer om Teknikproffset eller besök deras hemsida www.teknikproffset.se

 

Alla Specters kunder får de nya lagerfunktionerna

De nya lösningarna ingår för alla Specters kunder som använder funktionerna Lagerhantering och Inköp. Nytt är även stödet för att hantera multipla streckkoder per artikel.

Här kan du se ett inspelat webinar om delar av funktionaliteten.

Läs mer på vårt hjälpcenter:
– Massutskrift av plocklistor
– Utleverans – scanning av artiklar
– Inleverans – scanning av artiklar

 

PS! Du vet väl att du kan få hjälp av oss att arbeta mer effektivt med ditt Specter-system och de nya lagerfunktionerna. Utbildning och rådgivning kan ske hos er eller på distans, ni väljer det som passar er bäst. Kontakta oss på projektledning@specter.se eller tel: +46 (0)304-649400.

Nyhet – flera streckkoder per artikel

Nu finns stöd för att hantera artiklar med multipla streckkoder i Specters affärssystem och butikskassa. Smidigt om du får leveranser av en artikel i t.ex. många olika färger där leverantören märkt upp varje färgmodell med unika streckkoder, men du vill hantera dessa som en enda artikel när den lagerhålls och säljs.

Stödet för flera streckkoder per artikel omfattar:

  • skapa eller redigera artikel
  • vid scanning av artiklars streckkoder vid in- och utleverans
  • vid inventering med streckkodsscanner
  • försäljning i butikskassan med artikelscanning
  • sökning i artikelregistret
  • API – t.ex. om din e-handel skall hantera flera streckkoder per artikel

Du behöver vår nya butikskassa Specter POS för att använda denna funktionalitet i kassan. Om du istället vill hantera varianterna som unika artiklar med egna lagersaldon m.m. finns funktionen Varianthantering.

Koppla samman dina system för framtidens handel!

Kunder och partners får nu nya möjligheter att skapa kraftfulla kopplingar mellan Specters molnbaserade affärssystem och andra system, som exempelvis e-handelsplattformar, marknadsplatser, appar, PIM- och WMS-system i realtid. Specter fortsätter satsningen på automatiserade lösningar för omnikanal och e-handel med att lansera ett vidareutvecklat och omfattande API.

– För att kunna erbjuda en bättre köpupplevelse i alla försäljningskanaler, oavsett vilka systemplattformar som används i mötet med konsumenten blir den nya funktionaliteten i API’t en viktig pusselbit för våra kunder. På så sätt kan de fortsätta att ligga i framkant i digitaliseringen av handeln, säger Lennart Samsson, VD på Specter.

Specters cirka 1500 kunder får nu ännu större valmöjlighet att integrera olika plattformar i realtid med sitt affärssystem. Det utökade API’et kommer även att underlätta för kunderna att hantera exempelvis logistik, kundtjänst, uppföljning och administration av flera sälj- och leveranskanaler direkt i affärssystemet, som även innehåller butikskassa-modul för fysisk handel.

– Vi vill vara det bästa affärssystemet för små och medelstora företag som köper och säljer varor. Då måste vi följa med i utvecklingen och framförallt möjliggöra för våra kunder att kunna ligga i framkant och konkurrera effektivt med de större aktörerna, avslutar Lennart Samsson.

Läs pressmeddelandet i sin helhet på Mynewsdesk.

PS! Vi rullar successivt ut den nya funktionaliteten i vårt API. Kontakta oss gärna för mer information. Om du vill utöka integrationen mellan dina webshopar och Specter, kontakta även din leverantör av e-handelsplattform eller integrationspartner för en diskussion kring behov.

Vårt kassasystem är nu redo för Norge

Vi är superglada att vi nu även kan hjälpa retailers i Norge att stärka sin konkurrenskraft genom effektiv omnihandel.

Vår butikskassa Specter POS är nu certifierad enligt kraven i den nya kassasystemslagen i Norge. Specter POS hanterar till exempel norsk valuta och kvitton på norska. Det finns även möjlighet att exportera journalminnet som XML (SAF-T) till Norska skattemyndigheten.

Smidiga köp med kopplad kortterminal

Vår partner Bambora erbjuder även kortterminaler och inlösenavtal för den norska marknaden. Bamboras kortterminal kan integreras direkt med Specter POS, så att kortköp blir både snabbare och enklare för kunden samt butikspersonalen.

Godkänt kassasystem måste användas from 1 januari 2019

Från och med den 1 januari 2019 kommer det endast vara godkänt att använda kassasystem som uppfyller kraven från den norska skattemyndigheten (Skatteetaten).

Omnikanal blir enkelt med rätt system

Specter POS är ett molnbaserat kassasystem. för dig med en eller flera fysiska butiker, komplett med ett avancerat affärssystem som enkelt kan kopplas ihop med din webshop. Omnikanal blir enkelt, alltid rätt lagersaldon och priser i alla säljkanaler, i realtid. Läs mer om fördelarna att använda Specter för dig som säljer i både butik och online.

 

”Enkelt og brukervennlig kassesystem som ikke krever datakunnskap for å bruke. Fungerer både for butikkansatte og regnskap, da regnskapssystem er integrert og samhandler med kassesystemet. At det er nettbasert, gjør det tilgjengelig uansett hvor man befinner seg, noe som forenkler jobbheverdagen.”
– Gry Ingebrigtsen, Daglig leder, Laura Ashley i Oslo – www.lauraashley.no

 

Webutbildning: 2018-09-04

Lär dig mer om genomförsäljnings- och övriga försäljningsrapporter.

När?
Tisdagen 4 september klockan 09:30 – 10:30.

För vem?
Utbildningen är riktad till dig som är användare av Specter Affärssystem och vill analysera marginaler per leverantör, inköpsberäkning mm. Genomförsäljningsrapporten ingår i vår inköpsmodul.

Bra att veta!
När du bokat din plats på webbutbildningen skickas en bekräftelse till angiven e-postadress med information om hur du ansluter dig till utbildningen. Observera att anmälan är bindande. Du följer genomgången direkt på din egen dator. Under utbildningen finns det möjlighet att ställa frågor.

Pris och tid:
Varaktighet: 1 timme, kostnad: 495 SEK/person.

 

ANMÄL DIG HÄR

 

Övrig projektledning och utbildningar.

Har du funderat på om det går att jobba effektivare med era olika affärsflöden? Våra kunniga projektledare hjälper gärna till. Läs mer om vad vi erbjuder i länken: Investera er tid med en Specterkonsult.

Nyheter som förenklar ditt arbete

Ny funktionalitet i affärssystemet för att förenkla din vardag! Under våren och sommaren har vi bl.a. gjort det möjligt att kopiera inköpsorder och artiklar, utökat med sju nya språk för dokument som t.ex. inköpsorder, orderbekräftelse, följesedel och faktura. Vi har även utvecklat en funktion för att anonymisera kunder (för att t.ex. efterleva GDPR). Läs mer om dessa och fler nyheter nedan.

Kopiera artikel – enklare att skapa nya liknande artiklar

Du kan nu enkelt kopiera en artikel i Specter. Smidigt när du vill skapa nya artiklar men få med befintlig artikelinformation, som sedan kan ändras.

Kopiera inköpsorder – smidigt vid beställning till leverantör

Nu är det enkelt att kopiera en inköpsorder för att göra en ny leverantörsbeställning. Användbart och tidsbesparande när du t.ex. vill göra en beställning av artiklar som köpts in tidigare. Antal att beställa per artikel kan ändras, du kan även lägga till fler artiklar på inköpsordern.

Nya språk för dokument till kunder

Förutom engelska och de nordiska språken har vi nu även språkstöd för spanska, tyska, franska, italienska, nederländska, portugisiska och polska. Välj land på din kund, systemet sätter då automatiskt rätt språk på dokument som t.ex. offert, orderbekräftelse, följesedel och faktura.

Nya språk för inköpsorder till leverantörer

Ovan nämnda språk fungerar även när du beställer varor från dina leverantörer. Välj språk på din leverantör så får du automatiskt rätt språk varje gång du gör en inköpsorder.

Nya språk för artikelnamn och artikelkommentar

Nu kan du även ange artikelnamn och artikelkommentar på spanska, tyska, franska, italienska, nederländska, portugisiska och polska. T.ex. kan dina kunder i Polen få en följesedel där då även artikelnamn och artikelkommentar automatiskt blir på polska.

Anonymisera kund – enklare att efterleva GDPR

Nu finns det förutom att ta bort en kund även möjlighet att göra en anonymisering istället, så att historik m.m. finns kvar men personuppgifterna blir anonymiserade och kan inte kopplas till någon privatperson.

Masshantering – ta bort och anonymisera många kunder samtidigt

Med vår helt nya masshantering kan du spara tid genom att anonymisera eller ta bort en mängd kunder och personuppgifter samtidigt. Välj t.ex. att samtidigt anonymisera alla kunder som inte handlat av dig online eller i butik under det senaste året. Denna funktion testas just nu av några kunder, håll utkik på nyhetssidan i ditt system för information när den finns tillgänglig, ingår som en del av CRM/Offert-funktionen.

Effektivare hantering av OCR-inläsningar

Användargränssnittet för inläsningar har omarbetats för att ge er som arbetar med betalningsfiler mer kontroll och flexibilitet. Om det inkommit en över-inbetalning kan man nu enkelt boka bort det överstigande beloppet genom att skapa ett verifikat och styra hur det skall bokföras. Inläsningar som innehåller fel eller varningar som inte skall bokföras eller kopplas mot en faktura kan nu arkiveras.

Läs mer om dessa nyheter och fler systemförbättringar i vårt Hjälp/Supportcenter.

Se även våra tidigare systemnyheter:

Ny funktionalitet – bokföring, rapporter m.m.

Vi lanserar löpande förbättringar och ny funktionalitet i affärssystemet. Under våren har det bl.a. blivit smidigare att registrera verifikat, med nya kortkommandon och förbättrad kontosök. Bokföringsrapporter kan nu enklare exporteras till Excel, t.ex. kontoanalys, reskontror och journaler. Det finns även en helt ny rapport för Genomförsäljning. Läs mer om dessa och fler nyheter nedan.

 

Kunder

  • Ny funktionalitet för att ta bort kund från kundregistret.

Bokföring och reskontror

  • Verifikathantering – nya kortkommandon och förbättrad kontosök gör det snabbare och smidigare att registrera verifikat.
  • Fakturajournal – nu möjlighet att exportera till CSV/Excel.
  • Leverantörsreskontra – nu möjlighet att exportera till CSV/Excel.
  • Leverantörsfakturajournal – nu möjlighet att exportera till CSV/Excel.
  • Kontoanalys i Excelformat underlättar sökning och matchning på ver.nr, datum, belopp, kommentar.

Rapporter

  • Ny rapport – Genomförsäljning. Rapporten kan användas för inköpsberäkning, du kan lätt hitta dina hyllvärmare, den kan vara ett underlag för kampanjer, analysera marginaler per leverantör, m.m. Ingår i funktionen Inköp.

Butikskassa

  • Journalminne kan nu exporteras till XML, formatet följer internationell standard för export av data till skattemyndigheter.
  • Justerad lagerberäkning vid parkerade köp ( i Specter POS, vår nya butikskassa).
  • Förbättring av prestanda vid utsökning av kvitton med serienummer (Specter POS).

Klarna-integration

  • Fix av inställning gällande mejl från Klarna, fungerar nu även vid kreditfakturor.

Order

  • Optimeringar för att snabba upp sökning och listningen av ordrar på ordersidan.

 

Läs mer om dessa nyheter och fler systemförbättringar i vårt Hjälp/Supportcenter

 

Tips på tidigare nyheter

Ny butikskassa – Specter POS – för en lyckad affär!

I höstas lanserade vi en helt nyutvecklad version av butikskassa-funktionen som är en del av Specters affärssystem. Den nya kassalösningen Specter POS (Point Of Sale) är speciellt utvecklad för så kallad omnihandel, där fysisk handel och e-handel skall samverka och fungera som en helhet. Specter kan enkelt kopplas ihop med marknadens populäraste e-handelsplattformar.

Många av Specters kunder har nu bytt över till den nya kassalösningen, som fått ett varmt välkomnande ute i butikerna. Här är några av de positiva kommentarer vi fått från nöjda användare.

 

”Specter POS är ett stort lyft. Den är stabil och lättanvänd, enkelt för alla i personalen att komma igång med direkt. Den nya artikelsökningen är jättebra, det är enkelt att koppla kund till köpet och hitta order som skall betalas i kassan.”
– Per Vässmar, Autopartner.se

 

”Specters nya butikskassa är bättre, snabbare och snyggare!”
– Roberth Göthe, Hepcat.se

 

”Specters nya kassa är mycket bättre än tidigare. Mer lättanvänd, snabbare och så funkar den ju med alla populära webbläsare!”
– Per Andersson, Kitchenlab.se

 

Specter POS är en valbar modul i Specters webbaserade affärssystem, som även innehåller kraftfull hantering av t.ex. lager, leveranser, inköp, variantartiklar, inventering och bokföring. Läs mer om fördelarna med att använda Specter som kassasystem ihop med din e-handel.

Här nedan kan du se en film om Butik Victoria som är en av många kunder som nu har bytt till nya Specter POS. Vi besökte dem en dag för att höra lite om deras verksamhet och vad de tycker om den nya butikskassan.