Author Archive

Förenkla era fakturaflöden med e-faktura

Den 1 april 2019 blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras elektroniskt enligt en ny europeisk standard. Det innebär att alla leverantörer till offentliga verksamheter måste skicka e-fakturor (elektroniska fakturor), och att såväl myndigheter som kommuner, landsting och regioner måste kunna ta emot e-fakturor.

Syftet med e-faktura är automatiserade och helt digitala flöden för fakturor, från ditt affärssystem till kundens system. Med e-faktura blir hela flödet optimerat och kostnadseffektivt för båda parter. Med e-fakturor avses fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat format som gör det möjligt att behandla fakturorna automatiskt och elektroniskt. Varken PDF-faktura eller inskannad pappersfaktura infriar dessa villkor.

Den nyinstiftade myndigheten för digital förvaltning DIGG, har gjort en sevärd film med information och råd kring den kommande förändringen. Du kan se filmen nedan.

 

 

Fördelar med e-faktura

Med e-faktura får inte bara du och dina kunder mindre manuellt arbete. Dina kunder får dessutom fakturorna snabbare och du kan vara säker på att det du skickar är det som faktiskt kommer fram. Informationen som skickas i e-fakturan är exakt den information som sedan läses in i mottagarens system. Detta leder till kortare kredittider med större chans att du får betalt i tid. E-faktura minskar även risken för felaktiga betalningar, vilket sparar tid för både dig och din kund. Du får även bättre möjligheter att samarbeta med större kunder, som ofta ställer krav på en effektiv inköps- och fakturahantering.

 

Är PDF-faktura en elektronisk faktura?

En pdf-faktura är inte samma sak som en e-faktura. Visst är det så att en pdf-faktura kommer fram fortare än en vanlig pappersfaktura och kan arkiveras digitalt. Men i alla andra avseenden hanteras en pdf-faktura som en skannad pappersfaktura. Varje fält måste tolkas och valideras och chansen finns att det blir tolkningsfel. Normalt är det därför dyrare för mottagaren att hantera en PDF-faktura än en e-faktura, även när det är automatiserad hantering.

 

E-faktura för utgående fakturor i Specters affärssystem

Specter lanserar inom kort en lösning som gör det möjligt att skicka e-fakturor direkt från Specters affärssystem, enligt standarden PEPPOL Bis Billing 3.0. De av dina kunder som kan hantera e-fakturor kommer få dem levererade elektroniskt till sitt affärssystem, bokföringsprogram eller fakturahanteringssystem. Om de inte kan ta emot e-faktura skickas fakturan istället automatiskt som PDF-faktura via e-post eller pappersfaktura. Lösningen kommer även passa för dig som säljer till företagskunder, som önskar få sina fakturor som e-faktura (eller PDF-faktura) för att läsa in och hantera i sitt affärssystem. Läs mer här!

 

Läs mer om lagen kring e-faktura för offentlig sektor på www.digg.se.

Läs mer om hur du som är leverantör till offentlig sektor kan förbereda dig.

 

Nyhet – flera streckkoder per artikel

Nu finns stöd för att hantera artiklar med multipla streckkoder i Specters affärssystem och butikskassa. Smidigt om du får leveranser av en artikel i t.ex. många olika färger där leverantören märkt upp varje färgmodell med unika streckkoder, men du vill hantera dessa som en enda artikel när den lagerhålls och säljs.

Stödet för flera streckkoder per artikel omfattar:

  • skapa eller redigera artikel
  • vid scanning av artiklars streckkoder vid in- och utleverans
  • vid inventering med streckkodsscanner
  • försäljning i butikskassan med artikelscanning
  • sökning i artikelregistret
  • API – t.ex. om din e-handel skall hantera flera streckkoder per artikel

Du behöver vår nya butikskassa Specter POS för att använda denna funktionalitet i kassan. Om du istället vill hantera varianterna som unika artiklar med egna lagersaldon m.m. finns funktionen Varianthantering.

Lyckad lansering för CAIA Cosmetics

Bianca Ingrossos och Vanessa Lindblads nya makeup-varumärke CAIA Cosmetics lanserades tisdagen 20 november. Det blev inte helt oväntat en stor succé, med tusentals beställningar på webbshopen redan första dagen.

Inför lanseringen har det pågått ett intensivt samarbete mellan CAIA Cosmetics, Askås, Bonver, Klarna och oss på Specter för att trimma viktiga systemflöden och integrationer mellan e-handelsplattform, affärssystem, tredjepartslogistik och betallösningar.

Vi önskar CAIA Cosmetics varmt lycka till och ser fram emot ett fortsatt givande samarbete!

CAIA’s makeup-produkter hittar du på www.caiacosmetics.com

Snabbare kassaköp med kontaktlös betalning!

Nu kan du erbjuda kunder i din butik att ”blippa” sitt betalkort. De främsta fördelarna med kontaktlösa betalningar är snabbhet och enkelhet, för både konsumenten och handlaren.

I samarbete med vår partner Bambora har vi gjort en uppdatering för att stödja kontaktlösa betalningar, så kallad contactless (NFC). Det innebär att kortkunden kan blippa sitt kort intill terminalens NFC-läsare. Är beloppet under 200 kronor går köpet igenom automatiskt, är beloppet högre krävs PIN-kod precis som vid ett köp gjort med chip. Stödet avser kortterminaler som är kassakopplade till vår butikskassa Specter POS.

Med Bamboras kortterminaler kan du ta emot betalningar från de vanligaste korten VISA, Mastercard och Maestro (med möjlighet att lägga till American Express och Diners club), samt nu även “blippbetalningar” och mobila plånböcker såsom Apple-, Samsung- och Android Pay.

Ett nytt regelverk från VISA och Mastercard kräver att alla kortterminaler (som sålts efter 1 januari 2017) skall ha stöd för kontaktlösa betalningar. Du som har en terminal från Bambora som är kopplad till Specters butikskassa behöver därför uppdatera er kassainstallation snarast. Mer information finns på vårt Hjälpcenter.

Koppla samman dina system för framtidens handel!

Kunder och partners får nu nya möjligheter att skapa kraftfulla kopplingar mellan Specters molnbaserade affärssystem och andra system, som exempelvis e-handelsplattformar, marknadsplatser, appar, PIM- och WMS-system i realtid. Specter fortsätter satsningen på automatiserade lösningar för omnikanal och e-handel med att lansera ett vidareutvecklat och omfattande API.

– För att kunna erbjuda en bättre köpupplevelse i alla försäljningskanaler, oavsett vilka systemplattformar som används i mötet med konsumenten blir den nya funktionaliteten i API’t en viktig pusselbit för våra kunder. På så sätt kan de fortsätta att ligga i framkant i digitaliseringen av handeln, säger Lennart Samsson, VD på Specter.

Specters cirka 1500 kunder får nu ännu större valmöjlighet att integrera olika plattformar i realtid med sitt affärssystem. Det utökade API’et kommer även att underlätta för kunderna att hantera exempelvis logistik, kundtjänst, uppföljning och administration av flera sälj- och leveranskanaler direkt i affärssystemet, som även innehåller butikskassa-modul för fysisk handel.

– Vi vill vara det bästa affärssystemet för små och medelstora företag som köper och säljer varor. Då måste vi följa med i utvecklingen och framförallt möjliggöra för våra kunder att kunna ligga i framkant och konkurrera effektivt med de större aktörerna, avslutar Lennart Samsson.

Läs pressmeddelandet i sin helhet på Mynewsdesk.

PS! Vi rullar successivt ut den nya funktionaliteten i vårt API. Kontakta oss gärna för mer information. Om du vill utöka integrationen mellan dina webshopar och Specter, kontakta även din leverantör av e-handelsplattform eller integrationspartner för en diskussion kring behov.

Vårt kassasystem är nu redo för Norge

Vi är superglada att vi nu även kan hjälpa retailers i Norge att stärka sin konkurrenskraft genom effektiv omnihandel.

Vår butikskassa Specter POS är nu certifierad enligt kraven i den nya kassasystemslagen i Norge. Specter POS hanterar till exempel norsk valuta och kvitton på norska. Det finns även möjlighet att exportera journalminnet som XML (SAF-T) till Norska skattemyndigheten.

Smidiga köp med kopplad kortterminal

Vår partner Bambora erbjuder även kortterminaler och inlösenavtal för den norska marknaden. Bamboras kortterminal kan integreras direkt med Specter POS, så att kortköp blir både snabbare och enklare för kunden samt butikspersonalen.

Godkänt kassasystem måste användas from 1 januari 2019

Från och med den 1 januari 2019 kommer det endast vara godkänt att använda kassasystem som uppfyller kraven från den norska skattemyndigheten (Skatteetaten).

Omnikanal blir enkelt med rätt system

Specter POS är ett molnbaserat kassasystem. för dig med en eller flera fysiska butiker, komplett med ett avancerat affärssystem som enkelt kan kopplas ihop med din webshop. Omnikanal blir enkelt, alltid rätt lagersaldon och priser i alla säljkanaler, i realtid. Läs mer om fördelarna att använda Specter för dig som säljer i både butik och online.

 

”Enkelt og brukervennlig kassesystem som ikke krever datakunnskap for å bruke. Fungerer både for butikkansatte og regnskap, da regnskapssystem er integrert og samhandler med kassesystemet. At det er nettbasert, gjør det tilgjengelig uansett hvor man befinner seg, noe som forenkler jobbheverdagen.”
– Gry Ingebrigtsen, Daglig leder, Laura Ashley i Oslo – www.lauraashley.no

 

Nyheter som förenklar ditt arbete

Ny funktionalitet i affärssystemet för att förenkla din vardag! Under våren och sommaren har vi bl.a. gjort det möjligt att kopiera inköpsorder och artiklar, utökat med sju nya språk för dokument som t.ex. inköpsorder, orderbekräftelse, följesedel och faktura. Vi har även utvecklat en funktion för att anonymisera kunder (för att t.ex. efterleva GDPR). Läs mer om dessa och fler nyheter nedan.

Kopiera artikel – enklare att skapa nya liknande artiklar

Du kan nu enkelt kopiera en artikel i Specter. Smidigt när du vill skapa nya artiklar men få med befintlig artikelinformation, som sedan kan ändras.

Kopiera inköpsorder – smidigt vid beställning till leverantör

Nu är det enkelt att kopiera en inköpsorder för att göra en ny leverantörsbeställning. Användbart och tidsbesparande när du t.ex. vill göra en beställning av artiklar som köpts in tidigare. Antal att beställa per artikel kan ändras, du kan även lägga till fler artiklar på inköpsordern.

Nya språk för dokument till kunder

Förutom engelska och de nordiska språken har vi nu även språkstöd för spanska, tyska, franska, italienska, nederländska, portugisiska och polska. Välj land på din kund, systemet sätter då automatiskt rätt språk på dokument som t.ex. offert, orderbekräftelse, följesedel och faktura.

Nya språk för inköpsorder till leverantörer

Ovan nämnda språk fungerar även när du beställer varor från dina leverantörer. Välj språk på din leverantör så får du automatiskt rätt språk varje gång du gör en inköpsorder.

Nya språk för artikelnamn och artikelkommentar

Nu kan du även ange artikelnamn och artikelkommentar på spanska, tyska, franska, italienska, nederländska, portugisiska och polska. T.ex. kan dina kunder i Polen få en följesedel där då även artikelnamn och artikelkommentar automatiskt blir på polska.

Anonymisera kund – enklare att efterleva GDPR

Nu finns det förutom att ta bort en kund även möjlighet att göra en anonymisering istället, så att historik m.m. finns kvar men personuppgifterna blir anonymiserade och kan inte kopplas till någon privatperson.

Masshantering – ta bort och anonymisera många kunder samtidigt

Med vår helt nya masshantering kan du spara tid genom att anonymisera eller ta bort en mängd kunder och personuppgifter samtidigt. Välj t.ex. att samtidigt anonymisera alla kunder som inte handlat av dig online eller i butik under det senaste året. Denna funktion testas just nu av några kunder, håll utkik på nyhetssidan i ditt system för information när den finns tillgänglig, ingår som en del av CRM/Offert-funktionen.

Effektivare hantering av OCR-inläsningar

Användargränssnittet för inläsningar har omarbetats för att ge er som arbetar med betalningsfiler mer kontroll och flexibilitet. Om det inkommit en över-inbetalning kan man nu enkelt boka bort det överstigande beloppet genom att skapa ett verifikat och styra hur det skall bokföras. Inläsningar som innehåller fel eller varningar som inte skall bokföras eller kopplas mot en faktura kan nu arkiveras.

Läs mer om dessa nyheter och fler systemförbättringar i vårt Hjälp/Supportcenter.

Se även våra tidigare systemnyheter:

Träffa e-handlare på Emeet i Göteborg och Stockholm

Specter är återigen stolt sponsor till e-handelskonferensen Emeet, som under hösten gästar Göteborg 13 september och Stockholm 18 oktober.

Är du e-handlare, liten som stor, rekommenderar vi verkligen att du deltar på Emeet. Biljetterna är kostnadsfria för e-handlare, men brukar gå åt i ordentlig fart. Så passa på att boka biljett så fort de släpps. Emeet arrangeras av Ehandel.se.

Emeet är en “unconference” där företagare verksamma inom e-handel kan träffas och nätverka. Varje Emeet blir en unik mötesplats där alla deltagare uppmanas att delta och medverka i de sessioner som äger rum under dagen, för att utbyta aktuella utmaningar och erfarenheter.

Agendan sätts av deltagarna själva, har du ett fokusområde du vill diskutera i en mindre grupp anmäler du sessionen och ämnet direkt på plats. Vilka och hur många sessioner du vill delta på väljer du själv. Att kvällen sedan avslutas med mingel, middag och underhållning gör Emeet till ett event du inte vill missa!

Givetvis finns vi på Specter på plats för att lyssna och diskutera kring e-handlares behov när det gäller t.ex. logistik, omnihandel och affärssystem. Hoppas att vi ses där!

Plats, datum och biljetter

Göteborg 13 september
Läs mer och boka din kostnadsfria biljett på ehandel.se – Emeet Göteborg.

Stockholm 18 oktober
Läs mer och boka din kostnadsfria biljett på ehandel.se – Emeet Stockholm.

PS! Bilder från tidigare Emeet hittar du här.

E-handelsevent i Göteborg – SEBC 17-18 maj

Äntligen är det dags igen för SEBC – Scandinavian eBusiness Camp, mötesplatsen för bättre omni- och e-handel i Norden.

Lyssna på inspirerande talare, träffa företagare och leverantörer samt andra nätverkssugna besökare från branschen. SEBC är ett gyllene tillfälle att skapa värdefulla kontakter, bredda ditt kunnande och uppdatera dig inom aktuella ämnen. SEBC arrangeras av vår partner Jetshop.

Som en av Sveriges ledande leverantör av affärssystem för mindre och medelstora e-handlare, butiker och B2B-handlare finns såklart även vi på Specter på plats. Hoppas vi ses!

Plats: Clarion Hotel Post – Göteborg
Datum: 17-18 maj 2018

Läs mer om SEBC – Scandinavian eBusiness Camp.

Ny funktionalitet – bokföring, rapporter m.m.

Vi lanserar löpande förbättringar och ny funktionalitet i affärssystemet. Under våren har det bl.a. blivit smidigare att registrera verifikat, med nya kortkommandon och förbättrad kontosök. Bokföringsrapporter kan nu enklare exporteras till Excel, t.ex. kontoanalys, reskontror och journaler. Det finns även en helt ny rapport för Genomförsäljning. Läs mer om dessa och fler nyheter nedan.

 

Kunder

  • Ny funktionalitet för att ta bort kund från kundregistret.

Bokföring och reskontror

  • Verifikathantering – nya kortkommandon och förbättrad kontosök gör det snabbare och smidigare att registrera verifikat.
  • Fakturajournal – nu möjlighet att exportera till CSV/Excel.
  • Leverantörsreskontra – nu möjlighet att exportera till CSV/Excel.
  • Leverantörsfakturajournal – nu möjlighet att exportera till CSV/Excel.
  • Kontoanalys i Excelformat underlättar sökning och matchning på ver.nr, datum, belopp, kommentar.

Rapporter

  • Ny rapport – Genomförsäljning. Rapporten kan användas för inköpsberäkning, du kan lätt hitta dina hyllvärmare, den kan vara ett underlag för kampanjer, analysera marginaler per leverantör, m.m. Ingår i funktionen Inköp.

Butikskassa

  • Journalminne kan nu exporteras till XML, formatet följer internationell standard för export av data till skattemyndigheter.
  • Justerad lagerberäkning vid parkerade köp ( i Specter POS, vår nya butikskassa).
  • Förbättring av prestanda vid utsökning av kvitton med serienummer (Specter POS).

Klarna-integration

  • Fix av inställning gällande mejl från Klarna, fungerar nu även vid kreditfakturor.

Order

  • Optimeringar för att snabba upp sökning och listningen av ordrar på ordersidan.

 

Läs mer om dessa nyheter och fler systemförbättringar i vårt Hjälp/Supportcenter

 

Tips på tidigare nyheter